Het inkopen van producten en diensten binnen de bedrijfsvoering en het kernproces ondersteunen zijn processen die veel aandacht vragen. De juiste producten en diensten tegen het beste prijsniveau is hierbij het uitgangspunt.

Inkopen van goederen, diensten en bouwtrajecten worden steeds meer administratieve en juridische zaken die wanneer ze niet goed zijn uitgevoerd uw onderneming schade kunnen toebrengen. Niet gegunde partijen gaan steeds meer over tot het controleren van aanbestedingstrajecten waarbij gekeken wordt of u geen fouten heeft gemaakt en waardoor u een financiele claim kan verwachten.

Omdat onze adviseurs uw belang voorop hebben staan worden inkooptrajecten getoetst op risico’s en worden de eventuele risico’s uitgesloten voor de procedure.

BM-O heeft zeer ruime ervaring met inkoop en gebruikt hiervoor de de wettige procedures die de overheid bepaald heeft zodat ook het inkoopproces juridisch onderbouwt is

Methodiek

BM-O gebruikt een gestandaardiseerde methodiek voor Inkoop, welke is gebaseerd op NEVI standaarden. Door de kennis en ervaringen in het vakgebied kan BM-O de methodiek aanwenden om het proces ook voor de klant zo efficiënt en helder mogelijk te maken. De nadruk ligt altijd op het juiste product of dienst tegen de juiste prijs op het juiste moment voor zowel nu als gedurende de overeenkomst of gebruiksduur. Om deze effectiviteit en efficiency doelstellingen te meten legt BM-O het management van het product of dienst reeds op kernpunten vast in de specificatiefase van het inkooptraject.

Analyseren van de vraag

BM-O is in staat op heldere wijze de exacte vraag de specificeren. Hiervoor maakt BM-O gebruik van diverse instrumenten, zoals interviews, diverse metingen, quickscan, (klanttevredenheid)onderzoeken en contractscans. Naast de product- of dienstoriëntatie zal BM-O zich tevens richten op de beheersaspecten van de vraag. Hoeveel en welke werkzaamheden wil de opdrachtgever zelf gaan uitvoeren aan het instandhouden van de beschikbaarheid van de dienst, zoals het bewaken van de functionele en financiële uitgangspunten? Specificeren van het aanbod

Nadat de vraag is vastgesteld zal BM-O een programma van eisen (PvE) opstellen dat volledig is toegesneden op de specifieke situatie van de opdrachtgever. BM-O maakt hierbij gebruik van diverse gestandaardiseerde formats en checklists om het eindproduct effectief en passend te maken, maar gelijktijdig zo compact mogelijk. De scope ligt in overleg met de opdrachtgever breder, omdat het aanbod integraal wordt benaderd ten aanzien van aansluitende facilitaire werkvelden. Hiermee kunnen overlappingen worden voorkomen en kan eventuele synergie worden bereikt. In het PvE wordt specifiek de beheerssituatie verwerkt, zoals deze in de vraagspecificatie naar voren is gekomen. In het PvE zal BM-O ook altijd een afgebakende ruimte overlaten die de aanbieders in staat stelt om een stuk creativiteit in de aanbieding te verwerken.

Selecteren van de aanbieder

Door de landelijke spreiding van haar opdrachtgevers staat BM-O continue in contact met diverse aanbieders in de facilitaire markt. Daarnaast doet BM-O regelmatig marktscans naar aanbieders op de verschillende werkvelden. Door deze kennis van de facilitaire markt is BM-O in staat om in overleg met de klant zodanige selectiecriteria op te stellen dat er naast het juiste product ook de juiste aanbieder wordt geselecteerd.

Contractering

De laatste fase is de contractering. Hier worden de wederzijdse afspraken vastgelegd. Financieel zal deze fase moeten aansluiten op de uitgangspunten van de opdrachtgever, waarbij de meest optimale prijs zal worden onderhandeld. BM-O is in staat om de contractering compact en helder te realiseren, zodat een eindproduct ontstaat waarmee de opdrachtgever optimaal kan werken. Daarom zullen de afspraken concreet worden geformuleerd en worden tevens de bijsturingmogelijkheden benoemd, zodat de opdrachtgever effectief kan reageren wanneer hij niet tevreden is met de dienstverlening.